Na Universidade, os bens permanentes são normalmente recebidos pela Divisão de Recepção, Armazenagem, e Distribuição de Equipamentos (DICDE) e devem ser entregues em um dos depósitos da Diretoria de Administração de Materiais (DIRAM), dependendo do tipo de bem permanente que será recebido. Já os bens de consumo são recebidos na Divisão de Almoxarifado (DIALM) e devem ser entregues no bloco 2Z. 

Esta recepção só não acontecerá nos referidos locais em casos excepcionais, por exemplo, quando for um bem muito pesado e se fizer necessário um transporte especializado. Nestes tipos de situações a DICDE, especialmente, deverá ser sempre comunicada para que sejam tomadas as providências de recebimento do bem pela UFU, se adquirido via empenho, e seu posterior tombamento pela Divisão de Patrimônio.

Bens que demandam instalação e/ou montagem devem ser entregues no local a ser instalado/montado, visto que para atestar o recebimento desses materiais eles devem estar com essas condições atendidas. Para maiores instruções verifique a página Como definir o local de entrega dos materiais que adquiri? | PROPLAD/UFU

Bens adquiridos via empenho

Para os bens adquiridos via empenho a pessoa que recebeu o bem deve abrir um processo SEI do tipo: “Orçamento e Finanças: Pagamento a Pessoa Jurídica” devendo ser incluído nesse:

1. Nota de Empenho
2. Nota Fiscal entregue ao recebedor
   1. documento digitalizado na unidade
3. Nota Fiscal Eletrônica
   1. Documento nato-digital que deverá ser impressa no endereço eletrônico https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consultaRecaptcha.aspx?tipoConsult... . A consulta é realizada por meio de Chave de acesso constante na Danf-e.
4. Fotos do equipamento (equipamento como um todo e número de série, caso houver);
5. Termo de Recebimento Definitivo a ser assinado pelo responsável na conferência da entrega, desde que de acordo.
   1. Caso seja identificado qualquer descumprimento contratual, cabe ao interessado entrar em contato com a contratada para regularização da situação.
6. Ofício da Unidade solicitante à Divisão de Recepção, Armazenagem e Distribuição de Equipamentos (DICDE) pedindo a recepção dos bens no SIE e posterior tombamento dos mesmos, indicando o local da lotação conforme consta no SIPAT, assinado pelo responsável dessa lotação.
7. Enviar processo para a DICDE.

Bens adquiridos via doação

Para os bens a serem recebidos por doação ou cessão, adquiridos pelas fundações de apoio ou pelo próprio pesquisador, as instruções são semelhantes ao narrado na página Como solicito o tombamento de bens permanentes adquiridos para uso em projetos em que o recurso é destinado diretamente ao professor? (bolsas CNPQ, CAPES etc) | PROPLAD/UFU

Para esses casos a pessoa que recebeu o bem deve abrir um processo SEI do tipo: “Material: Aquisição por Doação ou Permuta de material permanente” devendo ser incluído nesse:

1. Documentos que justificam a recepção do equipamento como Solicitação de compra à fundação de apoio, edital de seleção, projeto de pesquisa e comprovante da aprovação;

2. Nota fiscal relativa à compra do material;
3. Fotos do equipamento (equipamento como um todo e número de série, caso houver);
4. Ofício atestando que o bem foi recebido e que está apto para uso e solicitando o tombamento dos equipamentos. Segue sugestão de texto: "ATESTO que o Material constante na NOTA FISCAL nº XXXXX, da empresa XXXXXX  CNPJ XXXXXX datada de XXXXX,  foi recebido e aceito, em conformidade com o projeto de Pesquisa XXXXX. SOLICITAMOS o tombamento do(s) referido(s) item(ns) constante(s) na Nota Fiscal descritos acima"
5. Ofício da Unidade solicitante pedindo o tombamento dos bens, indicando o local da lotação conforme consta no SIPAT, assinado pelo responsável dessa lotação e pelo pesquisador beneficiário, se for o caso.
6. Enviar processo para a DIPAT.

Bens recebidos em obras

Caso o equipamento tenha sido recebido em obra, a pessoa que recebeu o bem deve abrir um processo SEI do tipo: “Patrimônio: Tombamento”, relacionado ao processo de contratação e do recebimento provisório e/ou definitivo da obra, devendo ser incluído nesse:

1. Nota Fiscal, podendo ser de simples remessa, entregue ao recebedor
   1. Documento a ser digitalizado na unidade
2. Nota Fiscal Eletrônica
   1. Documento nato-digital que deverá ser impressa no endereço eletrônico https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consultaRecaptcha.aspx?tipoConsult... . A consulta é realizada por meio de Chave de acesso constante na Danf-e.
3. Fotos do equipamento (equipamento como um todo e número de série, caso houver);
   1. As fotos devem ser geradas somente para os equipamentos a serem patrimoniados. Para identificar quais equipamentos são tombados ou não consulte as instruções do link: Qual a diferença entre material de consumo e material permanente? | PROPLAD/UFU
4. Cópia em pdf do contrato;
5. Cópia em pdf da planilha de custos da obra de parte que comprove a necessidade de fornecimento do equipamento;
6. Cópia em pdf do Termo de Recebimento gerado no processo de pagamento relativo a etapa de fornecimento do equipamento.
   1. Caso seja identificado qualquer descumprimento contratual, cabe ao interessado entrar em contato com a contratada para regularização da situação.
7. Ofício atestando que o bem foi recebido e que está apto para uso e solicitando o tombamento dos equipamentos. O ofício deve ser assinado conjuntamente com o responsável pela unidade de lotação e deve conter o seguinte texto, pelo menos:
   ATESTO que o Material constante na NOTA FISCAL nº XXXXX, da empresa XXXXXX  CNPJ XXXXXX datada de XXXXX,  foi recebido e aceito, em conformidade com o contrato de obra nº XXXXX. 
   SOLICITAMOS o tombamento do(s) item(ns) conforme tabela a seguir:

   Nº DE EMPENHO	NOTA FISCAL Nº	DESCRIÇÃO DO ITEM	MODELO	MARCA	PRAZO DE GARANTIA	QUANTIDADE	CUSTO UNITÁRIO TOTAL (SEM BDI)	UNIDADE DE LOTAÇÃO
   		Informe a descrição de forma que permita identificar o item na lista patrimonial da unidade de lotação (Inventário)			Não sendo informado será considerado o prazo legal de 90 (noventa) dias

8. Enviar processo para a DIPAT.

É padrão a exigênca nos editais da UFU que haja a emissão de notas fiscais de simples remessa para atendimento aos normativos vigentes. Nos editais é exigida as seguintes condições:

Caso juntamente a prestação de serviço haja a necessidade de aquisição de bens, como nos casos de serviços de instalação, a empresa contratada deve emitir nota fiscal de simples remessa no ato da entrega dos móveis e dos equipamentos, assim como uma nota fiscal de prestação de serviços relativa  aos valores cobrados por materiais e serviços utilizados para instalação dos referidos equipamentos, a fim de que os setores responsáveis possam efetuar a incorporação dos bens e os registros patrimoniais/contábeis de acordo com o Regime de Competência e demais princípios e normas de Contabilidade correlatos, procedendo também ao correto registro do início de sua depreciação, para retratar fidedignamente os fatos a atos concernentes a essas aquisições.

Nas notas fiscais encaminhadas pelos fornecedores deve constar a garantia, data de validade e número de série dos materiais entregues, conforme o caso.

 

Dessa forma é essencial que os gestores dos contratos estejam atentos as condições dos editais para recebimento das obras.